Wel of niet met je smoel in het smoelenboek?

Is een medewerker verplicht met zijn foto in het smoelenboek of op de bedrijfswebsite te staan? In dit artikel leg ik uit wat de regels zijn voor het gebruik van foto’s van personeel.

Voorbeeld

‘Joost, lever je volgende week even een foto in? Je staat nog steeds niet op onze website. Wist je trouwens dat we een smoelenboek hebben? Daar kom je dan natuurlijk ook in.’.

‘Nee’, zegt Joost. ‘Ik heb helemaal geen zin om met mijn hoofd op de website te staan. En een smoelenboek, wat is dat voor jaren tachtig gedoe? Van mij krijg je geen foto, geen denken aan.’.

‘Kerel, doe niet zo flauw. Iedereen staat op de site en zo’n smoelenboek is hartstikke handig. Hoe weten je collega’s anders wie je bent? We zijn met 200 man. Als je hier werkt, kom je volgens mij ook verplicht met een foto op de site.’.

‘Harry, ik zal je even uit de droom helpen. Ik lever geen foto in. Mocht je op de een of andere manier toch een foto van mij in handen krijgen, dan heb je mijn toestemming nodig als je die op de site of in het smoelenboek wilt zetten. Ik ben niets verplicht’.

Wie heeft gelijk?

Wie heeft gelijk? Harry, die denkt dat een medewerker verplicht op de site en in het smoelenboek komt te staan? Of Joost, die denkt dat zijn werkgever toestemming moet hebben om zijn foto te gebruiken?

Joost heeft het bij het juiste eind. Ik beperk mij nu tot de regels die hiervoor staan in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Een foto is een persoonsgegeven. Daarom mag je als organisatie een foto alleen verwerken als het strikt noodzakelijk is óf nadat van een werknemer daarvoor uitdrukkelijk toestemming is verkregen. Een foto plaatsen in een smoelenboek of op de website is geen verwerking die als strikt noodzakelijk wordt gezien, zodat je dus toestemming nodig hebt. Sterker nog, deze toestemming moet aan een aantal strenge vereisten voldoen.

Vereisten toestemming gebruik foto personeel

  • In het toestemmingsverzoek moet worden opgenomen dat toestemming de juiste wettelijke basis is voor het gebruik van de foto.
  • De toestemming moet schriftelijk worden vastgelegd. Dit kan bijvoorbeeld door middel van een toestemmingsformulier. De werknemer moet actief toestemming verlenen, er mag geen gebruik worden gemaakt van een vooraf ingevuld (digitaal)formulier waarin al vakjes zijn aangekruist.
  • Als een medewerker jonger is dan 16 jaar, moet een ouder (of een andere wettelijke vertegenwoordiger) toestemming geven.
  • Als toestemming wordt gevraagd voor gebruik op verschillende manieren (smoelenboek, site, social media, advertenties), dan moet voor al deze manieren apart toestemming worden gevraagd. Het moet de medewerker dus precies duidelijk zijn waarvoor de foto wordt gebruikt.
  • Je moet je werknemer dus ook in duidelijke en eenvoudige taal informeren. Hierbij kun je ervoor kiezen een privacybeleid op te stellen. Hierin kun je vastleggen voor welk doel toestemming is gegeven en alle informatie vastleggen die van belang is voor de manier waarop met de foto wordt omgegaan.
  • En last but definitely not least: het is absoluut niet toegestaan de medewerker te ‘chanteren’ als hij geen toestemming wil geven. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het niet geven van promotie als de medewerker weigert mee te werken. De medewerker moet weten dat hij mag weigeren zonder dat dit negatieve gevolgen voor hem heeft.

Er zijn dus nogal wat regels waaraan een werkgever zich moet houden als hij foto’s van zijn personeel wil gebruiken.

Stel dat Joost na veel morren toch toestemming geeft voor het gebruik van zijn foto. Na een tijdje krijgt hij spijt. Hij wil zijn smoel toch liever uit het smoelenboek verwijderd hebben, en ook van de site. Wat dan?

Intrekken toestemming gebruik foto personeel

De medewerker kan zijn toestemming voor gebruik van de foto op elk moment intrekken. Dit moet mogelijk zijn op dezelfde manier als de toestemming is verleend. De intrekking mag niet onnodig ingewikkeld worden gemaakt.

Joost kan zijn werkgever dus vragen zijn foto uit het smoelenboek te halen en ook van de website te verwijderen.

Maar het intrekken van de toestemming heeft geen terugwerkende kracht. De intrekking geldt vanaf het moment dat deze daadwerkelijk wordt gedaan. Eerder gebruik van de foto wordt door de intrekking niet ongedaan gemaakt. De foto van Joost heeft al een tijdje op de site gestaan en kan daarom nog lang opduiken in zoekresultaten. Daar is niet veel meer aan te doen.